HOW TO #2

Oiê!

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Neste segundo artigo apresento algumas das principais ferramentas que utilizo para organizar meu ambiente de trabalho. Como sabem, sou produtora cultural, mais especificamente produtora executiva de uma companhia de teatro, e trabalho basicamente à frente do computador quando não estou in loco nas apresentações e demais eventos culturais. Ser produtora executiva é ser responsável pela captação de financiamento para a criação e/ou circulação de obras artísticas e a isto está associada não apenas à venda dos espetáculos, mas também à busca por apoios públicos e/ou privados e à elaboração e candidatura de projetos a estes apoios. Além de produtora executiva, atuo também como gestora de projetos, na medida em que o gestor é aquele que coloca o dinheiro e o tempo em comunhão, ou seja, o orçamento e o cronograma alinhados aos objetivos, seja de uma apresentação pontual, seja de um projeto a médio/longo prazo, para que o(s) resultado(s) seja(m) atingido(s) da melhor maneira possível.

Posto isso, apresento-vos as 3 principais ferramentas gratuitas do Google que utilizo diariamente para a realização de todo este trabalho.

1.     Drive

Um dos meus GRANDES aliados é o Google Drive e imagino que seja o de muitos! Não apenas por ser possível o acesso a qualquer lugar desde que se tenha uma boa rede de internet e acesso ao Gmail, mas também porque a função de compartilhamento de um documento ou pasta com qualquer pessoa facilita MUITO a vida de quem precisa de um orçamento ou uma declaração de parceria até às 23h59, porque a candidatura ao apoio se encerra naquele dia.

Mas não se enganem, se o Drive não for organizado mediante categorização e sistematização, a ferramenta torna-se apenas depósito de arquivos. Para que seja útil no ambiente de trabalho, faça dela uma ferramenta ativa: redija as atas das reuniões em documentos compartilhados, mantenha uma cópia editável dos textos, cronogramas e orçamentos dos projetos e das declarações para futuros trabalhos, organize fotos e vídeos para a partilha com terceiros, separe os documentos por tema e cada tema por cor, crie pastas dentro de pastas segundo uma lógica de pesquisa etc.

Ainda que se questionem sobre a segurança do Google Drive, confesso que ter documentos à mão para qualquer situação ou emergência, à distância de um clique, dá-me muito jeito, economiza imenso tempo, além de aparentar eficiência no ambiente profissional. No entanto, caso ainda estejam reticentes ao uso do Drive, indico duas alternativas: façam constantes mudanças de senha de acesso ao Gmail para diminuir as chances de serem hackeados(as) ou guardem os arquivos no computador. Lembrem-se que, no computador, geralmente as modificações dos arquivos editáveis não são salvas automaticamente, como no Drive, portanto NUNCA se esqueçam de salvar! Outro lembrete importante é que tanto o Drive quanto o computador possuem espaços limitados e estão passíveis a eventualidades que nos impossibilitam de os acessar, por isso, mantenham sempre um disco externo como backup de todas as suas informações. Procurem organizar o disco externo com a mesma lógica utilizada no Drive, assim será mais fácil a procura por documentos e informações, independente de onde estiverem alocadas.

2.     Keep moving

Outro aliado diário é o Google Keep. Há muito tempo deixei de utilizar cadernos, caderninhos e folhas de papel de todo o tipo para anotar qualquer informação, porque o Keep já satisfaz qualquer necessidade neste sentido. Além de criar notas e dá-las títulos, facilitando o processo de categorização e sistematização, ainda é possível organizá-las por cor e por prioridade ao mover as notas mais urgentes para o topo do aplicativo, por exemplo.

Utilizo o Keep não só como bloco de notas, mas também como agenda. Costumo separar uma nota apenas para a lista de atividades da semana e utilizo o modo “Caixas de seleção” para dar visto ou check, sem perder a informação que lá estava. O mesmo é possível ser feito com qualquer lista.

O que é mais interessante para mim do Keep é que a maioria dos dispositivos móveis aceita colocá-lo direto como widget na tela, dispensando a necessidade de procurar e abrir o aplicativo para consultar, inserir ou editar uma informação. No entanto, assim como o Drive, qualquer pessoa que tenha acesso à tela do dispositivo e/ou à conta Gmail associada ao Keep poderá ver e editar as notas, tanto para o bem quanto para o mal.

3.     Calendário

O Google Calendar é outra ferramenta de destaque na minha organização diária. Assim como o Keep, deixei de utilizar agendas de papel e nunca cheguei a utilizar planners, apesar de os adorar e os querer comprar todo início de ano.

No Calendar, além de ser possível categorizar os diferentes compromissos por etiquetas com nomes e cores distintas, o aplicativo possibilita a partilha do evento com outros usuários Gmail, avisando-os por e-mail. E já que essa função visa integrar mais de uma pessoa, a seção “Adicionar nota” auxilia a detalhar as informações básicas de Data, Hora e Local.

4.     Bonus

Ainda neste artigo, partilho outras duas ferramentas não-Google que uso e abuso para garantir a realização das minhas atividades.

O primeiro deles é um velho conhecido daqueles que, como eu, fazem gestão de projetos. Do meu ponto de vista e a partir da minha experiência, o Trello é uma incrível ferramenta para quem faz gestão de equipas. Organizar e delegar tarefas por ordem de prioridade e de área, além do acompanhamento remoto do desenvolvimento e conclusão das atividades de cada colaborador é imprescindível para um bom gestor de equipas. Lá também é possível incluir documentos e fotos que só terão acesso os membros da equipa, portanto vale a pena testar!

O segundo é voltado às funções de design. Convenhamos, nós que não somos designers, muitas vezes não compreendemos o Photoshop ou o InDesign para criarmos templates para dossiers, projetos e apresentações ou apenas não queremos pagar. Neste sentido, o Canva é uma excelente opção, se o acesso à internet for bom. Como produtora executiva, é minha função fazer a prospeção de clientes (que no âmbito das companhias artísticas e associações culturais não são clientes propriamente ditos, mas foi a melhor expressão que encontrei para definir aquilo que é feito) e, para isso, é necessário o envio ou a apresentação de um material que contenha as principais informações do espetáculo/workshop/projeto. A isso é dado o nome dossier e, como em qualquer outra apresentação, um bom design, que comunique não apenas com palavras, mas que estimule através das cores e aproxime os interlocutores por meio das imagens nos deixa a um passo mais próximos do SIM. Além disso, mesmo na versão gratuita da plataforma é possível criar equipas e os designs são salvos automaticamente, desde que a internet esteja a funcionar, portanto, por que não experimentar? Só vejo vantagens!

Relembro que as dicas aqui compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade ou então que você utilize outras ferramentas com as mesmas funções. E está tudo bem! A ideia não é “inventar a roda” e, por mais obvio que pareça, muitas pessoas desconhecem os aplicativos mencionados ou não fazem uso deles por qualquer motivo que seja, então deixo neste artigo exemplos de como eu os uso e indico possibilidades para que outros também o façam.

Compartilhe aqui a sua experiência e acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!