HOW TO #15

Oiê!

Seja bem-vindo(a) ao How to.

Este é o último artigo da série “materialização prática de um projeto cultural”, mas, definitivamente, o menos importante de todos: a tão temida prestação de contas.

Prestar contas nada mais é, tal como o relatório de atividades (How to #13) e o dossier de comunicação (How to #14), que uma apresentação dos resultados, porém em termos financeiros. É mostrar à entidade financiadora se o orçamento planejado foi executado como previsto ou, se não, de que forma. Lembrando que, na maioria dos casos de candidaturas e contratos, qualquer alteração do orçamento original precisa ser enviada para aprovação e somente depois da resposta positiva por escrito é que se pode prosseguir com a execução do projeto. A fim de tornar o processo de escrita deste documento mais fácil, que é um dos mais burocráticos, apresento 7 dicas para auxiliá-lo(a) a organizar uma prestação de contas.

1.     O primeiro dia

A primeira dica você já sabe: revisar o regulamento/contrato para perceber o que é elegível em termos de custos, qual o procedimento para submeter alterações no orçamento para aprovação, se há formulário específico para e qual o prazo de entrega da prestação de contas, entre outros aspectos.  

Depois, e talvez uma das dicas mais importantes deste artigo, comece a organizar a prestação de contas a partir do dia 01 de execução do projeto. Não é porque não o tem concluído que não se pode começar. Quando diluímos as tarefas no tempo, conseguimos realizá-las de forma mais focada, a cumprir os prazos estipulados sem tanta pressão ou estresse. Faça um pouquinho por dia e no final terá tudo pronto sem nem perceber!

2.     Proof

Inicie a prestação pela recolha das faturas/dos comprovativos fiscais de pagamento. Não se esqueça de conferir dois detalhes:

a.     Se o número fiscal da companhia/associação/empresa (NIF ou CNPJ) consta na fatura;

b.    Se todos os produtos/serviços discriminados na fatura são elegíveis para o projeto (no Brasil, por exemplo, bebidas alcoólicas não são elegíveis em candidaturas públicas, portanto se houver algum produto alcoólico que não tenha uma justificativa plausível previamente mencionada no projeto, a fatura toda será automaticamente descartada).

Depois disso, vá organizando-as em ordem cronológica de acordo com a rubrica à qual pertencem, desde o mais antigo até o mais recente. No caso de o regulamento/contrato exigir que as faturas sejam entregues fisicamente, esteja atento(a) a três pormenores:

a.     Lembre-se de que os papeis das faturas tendem a perder a tinta com facilidade, por isso o armazenamento longe do sol e da água e sem dobraduras é imprescindível;

b.     Cole as faturas em folhas de papel em branco em ordem cronológica, indicando a rubrica pertencente. Para as faturas digitais, imprima-as e anexe às restantes, também a respeitar a ordem cronológica;

c.     Depois de finalizado o processo de colagem e organização, faça digitalizações de todas as páginas das faturas, pois, caso a entidade financiadora alegar que não as recebeu ou que as perdeu, pelo menos há uma cópia.

3.     Visual

Em termos de visualização, a tabela/planilha da prestação de contas deverá seguir o mesmo padrão da tabela/planilha do orçamento enviado e aprovado. Por isso, o caminho mais fácil é fazer uma cópia do orçamento e organizá-lo da seguinte forma: nome da rubrica, número da rubrica, descrição da atividade, quantidade, unidade, quantidade da unidade, valor da unidade, valor aprovado, valor gasto e total/saldo. O campo “observações” se mantém para qualquer informação que precise ser adicionada.

Desde “descrição” até “valor aprovado”, o preenchimento deverá ser exatamente igual ao orçamento enviado. Já “valor gasto” será preenchido segundo os gastos realizados e que possam ser comprovados mediante documento fiscal com o número fiscal da companhia/associação/empresa. No caso de haver alterações orçamentais aprovadas, no “valor aprovado” deverão constar os novos valores.

“Saldo” é igual ao valor aprovado [menos] o valor gasto, portanto, se você utilizar uma fórmula para determinar o saldo, a cada nova atualização do valor gasto o saldo também será atualizado e, com isso, não se corre o risco de manter um documento desatualizado e também será possível acompanhar o quanto ainda se pode gastar em relação àquela rubrica.

4.     Partilhar

Como já dito no How to #10 sobre a organização de um orçamento, quase nunca a entidade financiadora entrega o valor total no momento da assinatura do termo de compromisso/contrato, portanto assim como o pagamento será feito por parcelas, a prestação de contas também será. Geralmente, o que se faz nestes casos é a entrega de uma prestação de contas da parcial + uma previsão de custos para a próxima parcela. Depois faz-se a prestação de contas total, assim que todas as parcelas forem pagas e gastas.

Lembrando que no final da prestação de contas total, quando o projeto estiver concluído e toda a tabela/planilha já estiver preenchida, o saldo deverá ser SEMPRE igual a zero.

5.     7 years

Pode ser que a sua prestação de contas esteja associada a um plano anual de uma associação/empresa ao invés de um projeto específico, o que pode diferenciar um pouco a forma como se constrói a tabela/planilha. Neste caso, quem analisará essa prestação de contas será o conselho executivo da associação/empresa.

Em primeiro lugar, é preciso ter em consideração que nem sempre o valor investido precisa acabar no ano de crédito, isto é, nesta situação, pode ser que o saldo não seja zero. Alguns projetos podem transitar de um ano para o outro e, por isso, o dinheiro recebido no ano x pode ser gasto no ano y. No entanto, como não é uma regra e sim uma possibilidade, verifique o diz o regulamento/contrato a respeito dessa situação. Se for este o caso, no momento da prestação de contas anual é preciso considerar APENAS o dinheiro recebido no ano em questão. Por exemplo: o projeto A, que fazia parte do plano anual de 2020, cujo financiamento foi recebido em 2020, foi concluído apenas em 2021, logo uma parte do financiamento de 2020 transitou para 2021 para que o projeto pudesse ser concluído. Dessa forma, na prestação de contas de 2021 os gastos para a conclusão do projeto A não estarão discriminados, porque o dinheiro foi recebido em 2020, percebe? E, na prestação de contas de 2020 havia a previsão de custos para a conclusão do projeto A e, portanto, a prestação de contas dessa pequena parcela que transitou deverá ser feita à parte.

Em relação à tabela/planilha de uma prestação de contas anual, além do campo “valor aprovado” mencionado anteriormente, deverão ser incluídos: “natureza da receita”, “valor da receita”, “natureza da despesa” e “valor da despesa”. Isso acontece, porque normalmente uma associação/empresa recebe financiamento de várias entidades para a execução de seus diversos projetos descritos no plano anual e é preciso identificar quais foram as fontes de receita.

O campo “natureza da despesa” existe para que possam ser discriminadas as fontes de despesa de uma mesma rubrica. Por exemplo: se a direção artística considerar duas pessoas com valores diferentes, a natureza da despesa poderá ser divida em duas linhas, uma para cada pessoa. Lembre-se: todo valor mencionado na planilha deve ter um comprovativo de igual valor, por isso essa minúcia no preenchimento. Outra função do campo “natureza da despesa” é quando é preciso incluir uma rubrica que não estava prevista. Neste caso, o gasto aconteceu e é necessário prestar contas dele, por isso a rubrica é incluída com valor zero tanto no “valor aprovado” quanto no “valor da receita”, “natureza da despesa” relativa à fonte de renda à qual foi-se buscar esse dinheiro e “valor da despesa” igual aquilo que foi gasto. Normalmente o que acontece é uma transferência de valores entre uma rubrica com sobra de dinheiro e outra com falta.

6.     Bills, bills, bills

Os valores da prestação de contas não apenas precisam “bater” com as faturas/comprovativos fiscais, mas também com os créditos e débitos registados na conta bancária à qual está associado o projeto ou plano anual. Por isso, alguns apoios exigem o anexo dos extratos bancários referentes ao projeto, quando os pagamentos são feitos numa conta bancária exclusiva (o Fomento à Dança da cidade de São Paulo era assim na época em que eu era produtora da Cia.Oito Nova Dança).

Qualquer das maneiras, é importante que o extrato da conta, as faturas e a tabela/planilha sejam o espelho umas das outras. Apenas assim você saberá que a sua prestação de contas está correta, quando todos os valores “batem” em todos os documentos.

7.     Vou levá-la à revisão

A revisão orçamental pode ocorrer por diversos fatores, mas os mais recorrentes são:

a.     Pelo menos uma das candidaturas à qual o projeto foi submetido foi aprovada, fazendo com que o projeto seja obrigado a avançar com menos recursos;

b.     Transferências entre rubricas acima dos 20% (pelo menos no Brasil era assim na época em que eu fazia produção cultural em São Paulo – 2015 a 2019).

De uma forma ou de outra, a questão é que, além da alteração de algumas rubricas que compõem a tabela/planilha do orçamento SEM a alteração do valor total, é preciso apresentar por escrito o porquê a rubrica x mudou de 1500€ para 200€, por exemplo. Para que não haja suspeita de superfaturamento, é preciso que a justificativa esteja bem elaborada e muito bem fundamentada. Um exemplo: no caso de a rubrica x representar o honorário de um criador, a redução da carga horária de trabalho no projeto justificaria a consequente diminuição no valor e assim por diante.

Mais uma vez deixo explícito que as dicas compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso tenhamos diferentes pontos de vista e lugares de fala, que tal compartilhar? Façamos deste um canal aberto e disponível para o diálogo! Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!