HOW TO #14

Oiê!

Seja bem-vindo(a) ao How to.

Ainda sob a temática da materialização prática, iniciada no How to #11, neste artigo será abordado outro documento produzido na pós-produção de um projeto cultural: dossier da comunicação. Este dossier serve para mostrar à entidade financiadora de que forma o projeto foi divulgado (quais os meios, as plataformas etc.) e para se ter uma estimativa de número de pessoas atingidas pela comunicação. Apesar de ser algo relativamente simples de organizar, abaixo seguem 4 dicas para se ter em conta.

1.    Regra três

Neste momento imagino que você já saiba que reler tanto o regulamento do apoio/contrato quanto o projeto enviado é o primeiro passo para qualquer etapa da materialização prática de um projeto cultural. É preciso estar atento(a) às regras estabelecidas pela entidade financiadora e às promessas feitas no projeto para que a documentação da pós-produção seja aprovada e não haja problemas futuros. No caso da comunicação não é diferente, portanto a primeira dica é justamente essa: reler e perceber se está tudo ok ou se falta alguma justificativa ou ainda se é preciso cobrar algum retorno/envio de material por parte de um colaborador ou fornecedor.

2.    Take a picture

A segunda dica diz respeito a algo que pode ser feito durante o processo de execução do projeto, isto é, tirar fotos de todos os materiais produzidos e aprovados e prints, no caso dos digitais. Deixar para a última hora pode fazer com que algum detalhe se perca, então não dê chance para o azar e preocupe-se com isso desde o início.

Caso a sua produção seja grande, geralmente quem assume a comunicação, desde o início até o fim, é o gestor de comunicação ou o assessor de imprensa, portanto, ainda que você não seja nenhum desses profissionais, é importante ter atenção aos prazos e saber o que cobrar e a quem. Porém, se sua produção for pequena, o trabalho de organização do dossier da comunicação ficará a cargo do produtor/gestor do projeto em parceria com o gestor das redes sociais, se houver.

3.    Reunion

Depois de tiradas todas as fotos e prints dos materiais de comunicação é o momento de reuni-los por categorias: Media impressa (cartaz, banner, flyer, folha de sala etc.), Media digital (agendas virtuais), Redes Sociais (Newsletter, Facebook, Instagram etc.) e Imprensa (jornal, revista e televisão). Lembre-se de que, no fim das contas, o dossier é um documento digital que será enviado por e-mail ou submetido em uma plataforma, portanto de nada adiantará enviar materiais físicos e CDs para a entidade financiadora, a não ser que seja uma exigência estabelecida no regulamento/contrato.

Em termos de design, é sempre bom, como já foi dito em artigos anteriores, manter a unidade visual em todos os materiais, por isso pode ser interessante combinar com o(a) designer do projeto, no momento da sua contratação, que além dos materiais de comunicação, os documentos da pós-produção, principalmente o dossier da comunicação, também entrarão no rol de atividades desempenhadas por ele(a).

4.    Advertising space

Quando tirar print das publicações feitas nas redes sociais, esteja atento(a) em mostrar o número de pessoas que as curtiu e as compartilhou. Esses dados podem auxiliá-lo(a) a estabelecer e comprovar o número de pessoas atingidas com a comunicação.

Caso o impulsionamento de publicações no Facebook e Instagram seja uma opção no seu projeto, penso que as respetivas plataformas fornecem relatórios sobre cada publicidade paga, portanto é importante anexá-los também.

5.    Conversa de botas batidas

Por último, e definitivamente não menos importante, a dica-bônus deste artigo está relacionada ao anexo de toda troca de e-mails/conversas com a entidade sobre a comunicação, principalmente no que diz respeito aos comunicados que respeitaram os prazos estipulados no regulamento/contrato e às aprovações dos materiais.

Essa dica é válida para qualquer aviso sobre alterações no projeto, aprovadas pela entidade financiadora e que pode ser anexado tanto ao relatório de atividades, no que toca a alterações nas atividades e no cronograma, quanto ao dossier da comunicação, quando diz respeito a alterações em relação à comunicação, e à prestação de contas, em termos de alterações nas rubricas/linhas do orçamento.

Já não é novidade que as dicas compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso tenhamos diferentes pontos de vista e lugares de fala, que tal compartilhar? Façamos deste um canal aberto e disponível para o diálogo! Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!