HOW TO #5

Oiê!

Seja bem-vindo(a) ao How to.

No artigo de hoje será abordada a segunda etapa da prospecção iniciada em "How to #4 Prospecção de clientes - do autoconhecimento à primeira abordagem. Como organizar-se?". Para os desavisados ou desatentos, prospecção é o ato de sondar, buscar por financiadores e/ou clientes e para falar sobre isso convidei Laura Terra, produtora executiva da BeeL Films (uma produtora de criação audiovisual localizada em São Paulo), a colaborar na seleção de algumas dicas para quem deseja/precisa prospectar na área das Indústrias Culturais e Criativas (ICCs). Inclusive, se quiser saber mais sobre o assunto, a Laura é professora na ESPM (Escola Superior de Propaganda e Marketing), onde ministra dois cursos na área de extensão Dynamic Update - Strategy & Business Management: “Técnicas de Vendas Online” e “Conquistar seus primeiros clientes”. Ambos os cursos são online com aulas ao vivo. Fique atento(a) à abertura de novas turmas ;)

Agora que o primeiro contacto foi estabelecido com o contratante e/ou cliente em potencial e uma reunião foi marcada para a apresentação da sua marca e do seu produto/serviço, saiba como se organizar em 4 dicas!

1.     Research

A ação de marcar uma reunião por parte do contratante/cliente em prospecção aponta-nos em direção a duas hipóteses: a primeira, que o seu produto/serviço o interessa e a segunda, que aquelas palavras-chave extraídas da proposta de valor possivelmente solucionam algum problema dele/da marca/do projeto/da empresa. Portanto, este é o momento de estudar o interlocutor: faça uma pesquisa minuciosa no site e nas redes sociais e procure identificar o modelo de negócios (principalmente a proposta de valor, as palavras-chave, o público-alvo e os canais de comunicação). Isso poderá dar-lhe pistas sobre a necessidade desse contratante/cliente e como a resolver com o seu produto/serviço. Mas não se deixe enganar, esse estudo servirá para o(a) preparar e para o(a) deixar mais confiante e confortável, jamais para o(a) fazer sentir “o dono da razão e da verdade absoluta” em relação ao interlocutor e à marca/projeto/empresa dele. Laura lembrou-me que muitas vezes as necessidades dos contratantes/clientes estão tão veladas ou ainda nem descobertas que não aparecerão nas redes sociais, por isso, vá com calma e esteja aberto(a) para ouvir.

Ainda que as informações sobre o interlocutor sirvam apenas de base para a reunião, saiba explicar de maneira simples e objetiva quem é você e o que é o seu produto/serviço. Logo, estude-se também!

2.     Ready, set, go!

Eu sei, é senso comum dizer “não se atrase!”, mas de vez em quando é preciso repetir o óbvio, porque muitas pessoas parecem não assimilar de primeira. Por outro lado, dizer “não aceite atrasos” não é tão comum assim, mas é tão importante quanto. Tanto para mim quanto para Laura, nada nos passa pior impressão do que ter que aguardar a alguém quando se tem horário marcado, portanto não queira ser você essa pessoa e também não admita que o sejam com você, afinal pontualidade é sinônimo, no mínimo, de respeito. Se o atraso estive a acontecer com você, ou seja, se o interlocutor se atrasar, envie uma mensagem a dizer que já está no local combinado e o aguarde por, no máximo, 15 minutos. Caso ele não apareça e não responda à mensagem, envie outra a dizer que afinal não havia possibilidade de aguardar por mais tempo e quando chegar à casa/escritório, envie um e-mail a pedir nova data/horário para a remarcação da reunião. Este é um conselho de ouro dado pela Laura para apresentar desde o princípio os seus limites e o seu profissionalismo. 

Um dia antes da reunião deixe tudo separado e organizado, todo o material necessário dentro da mochila/bolsa/mala e todos os eletrônicos a funcionar e com carga completa. Segundo a experiência de Laura, quando se vai a uma primeira reunião de prospecção, evite apresentações de Power Point ou documentos impressos, por exemplo. Quando se tem o tempo contado, mais vale uma boa conversa do que “perder tempo” a apresentar qualquer coisa que se pareça com o portfólio anexado a aquele primeiro e-mail. Partindo do pressuposto que o interlocutor também fez a pesquisa dele e abriu seu portfólio, não há necessidade de repetição de informações. No entanto, se ainda assim lhe fizer sentido ou lhe tiver sido pedido para apresentar algo, mentalize a forma como você quer que a reunião seja conduzida e esteja preparado(a) para as piores condições. Isto é, leve consigo, se possível, um bom acesso à rede móvel de internet, um cabo HDMI (e adaptador) para projeção, extensões elétricas e adaptadores para plugues de alimentação/tomadas etc.

No caso de uma reunião online, seja proativo e proponha abrir o link da chamada. Integrando o rol das ferramentas gratuitas do Google, sugerimos o uso do Google Meet, porque será automaticamente criado um e-mail, tanto para você quanto para o interlocutor, com o convite a participar da reunião no dia x às y horas. Caso seja aceito o convite, a reunião aparecerá instantaneamente no seu Google Calendar. Ainda que o esquecimento seja reduzido, um dia antes relembre o contratante/cliente da reunião e pergunte se ainda está confirmada, pois imprevistos podem acontecer. No entanto, pode ser que o interlocutor prefira abrir o link ou que seja aberto em outra plataforma e não há problema algum. Novamente, busque o equilíbrio entre a sua proposta e a vontade do potencial contratante/cliente.

Quanto à vestimenta/aparência, apesar de “formal”, saiba condizer a sua aparência com o seu produto/serviço, mas não esteja limitado(a) a isso. Lembre-se: TUDO é comunicação, logo não abra mão do uso do bom senso e encontre um equilíbrio. Saiba que você vai representar a sua marca/produto/serviço e “vestir a camisa da empresa” vai além de uma conduta compatível com a missão e os valores marca/produto/serviço; uma aparência em diálogo e não em conflito também está contida nessa ação.

3.     Atencion

No momento da reunião com o contratante/cliente em prospecção, esteja atento(a) à descrição que lhe é dada sobre a empresa e alerta à forma como ele fala sobre o que é feito, o que foi feito e o que se pretende fazer em termos semelhantes ao seu produto/serviço. Depois de juntar aquilo que você previamente estudou com aquilo que você ouviu, apresente de forma mais detalhada o seu produto/serviço, personalizando-o para o interlocutor. Segundo Laura, o interlocutor já o conhece, tendo em vista a primeira etapa da prospecção, portanto faz sentido deixá-lo se apresentar primeiro para, então, você se apresentar e apresentar o produto/serviço de maneira que o faça ter interesse e inicie o processo de negociação para contratação/compra.

Faça anotações ao longo da reunião e crie uma espécie de registro/ata tanto da conversa quanto dos insights que você tiver. Isso servirá para salvaguardar qualquer informação, ideia, intenção, pedido ou combinado que venha a ser mencionado durante o diálogo. JAMAIS grave uma reunião, a não ser que haja necessidade E ambas as partes tenham concordado (e de preferência, assinado).

4.     Resumo sem compromisso

Encerrada a reunião, elabore um e-mail de resumo para o contratante/cliente em prospecção a elencar os pontos principais e a explicar de que forma a sua marca, produto ou serviço poderá ser útil. A isso pode ser dado o nome follow-up. Conhece a frase “o combinado não sai caro”? Pois bem, esse resumo servirá de base para qualquer negociação que venha a ser feita tanto no presente quanto no futuro e novamente para estabelecer os limites entre ambos os envolvidos, você e o interlocutor, portanto não o subestime!

5.     Bônus: Rastro

Quando se está a iniciar a tarefa de prospectar, é natural que diversos potenciais contratantes/clientes sejam contactados no mesmo dia/semana, portanto, para não se confundir ou se perder, o que sugerimos é que faça uma tabela no Excel, como um banco de dados, com as informações mais pertinentes (nome da empresa, telefone, e-mail, pessoa a contactar, setor, entre outros) e inclua campos que dizem respeito ao seu trabalho de prospectar, como por exemplo data de envio do primeiro e-mail, resposta do contratante/cliente, data da primeira reunião e estágio da negociação e utilize cores como verde, amarelo e vermelho para determinar o status da negociação e da relação com o interlocutor. Crie também o campo “Observações” para qualquer anotação pertinente em relação ao “rastreio” da prospecção.

Supondo que o serviço tenha sido contratado ou o produto, comprado, como fazer para re-prospectar aquele que já é o seu cliente? A isso é dado o nome de fidelização e o intuito dela é não apenas reter o cliente, mas também (e principalmente) fazer com que ele faça novas compras ou feche novos contratos. Na BeeL Films, uma forma que encontraram para fazer isso é a criação de uma newsletter a destacar os projetos recentes e a mostrar de que forma a empresa se mantém atualizada e inovadora no mercado. Outra forma mencionada foi a atualização periódica do portfólio (a cada ano, por exemplo, no caso da BeeL), também com a intenção de apresentar os trabalhos mais recentes e os novos parceiros e clientes.

Olha só a importância do portfólio! Se você ainda não sabe como elaborar um bom portfólio, acesse o "How to 3: 6 dicas de organização para um bom portfólio".

Novamente, as dicas aqui compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso se sinta a vontade, compartilhe aqui a sua experiência. O diálogo será muito bem-vindo. Deixo mais uma vez um agradecimento à minha amiga Laura Terra pelo incentivo e disponibilidade em colaborar na escrita deste artigo. O site da BeeL Films para quem quiser saber mais da empresa: https://www.beel-films.com/

Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!