HOW TO #9

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Como no artigo anterior eu listei dicas para a materialização teórica de um projeto cultural e criativo, hoje apresento 5 dicas para a organização de um cronograma no Excel, tendo em vista que o cronograma/a calendarização é um documento importante para enquadrar o projeto no tempo.

É necessário ter em conta que algumas candidaturas utilizam a expressão “calendarização” ao invés de “cronograma” e, para mim, na maioria das vezes, a principal diferença entre elas é que a calendarização pode ser organizada por blocos de atividade, ex.: pré-produção: de tal a tal mês, e o cronograma pressupõe detalhar o período de realização de cada ação, ex.: pré-produção | trabalho de campo: de tal a tal mês, pré-produção | audição: de tal a tal mês, e assim por diante. No entanto, outras candidaturas, como as para a DGArtes por exemplo, exigem que a calendarização especifique não apenas cada atividade, mas a data específica que vai acontecer e o local de realização. Por isso, não apenas o cronograma/a calendarização enquadra o projeto no tempo, mas também no espaço.

Seja qual for o nome dado, o cronograma/a calendarização é algo relativamente simples de fazer e existem alguns truques para ajudá-lo(a) a não esquecer nenhuma atividade/ação do projeto.

1.    Year in review

A primeira coisa a se fazer para organizar um cronograma/calendarização é reler todo o projeto e listar cada atividade/ação que foi descrita. Isso o(a) ajuda a não esquecer de incluir no Excel tudo aquilo que foi “prometido” no texto.

2.    Reverso (da paixão)

Pensar quando se quer apresentar o “produto final” proposto no projeto auxilia a determinar todo o resto, portanto a minha sugestão é organizar o cronograma/calendarização de trás para frente. Por exemplo: supondo que eu gostasse de estrear o espetáculo para bebés em junho, uma vez que 1 de junho é Dia da Criança em Portugal (que poderia ser em outubro no Brasil), e que os blocos de atividade considerados no texto fossem audição, desenvolvimento criativo (que envolve desde a criação coletiva da dramaturgia, da sonoplastia e do desenho de luz até a compra dos materiais e a construção dos figurinos e do cenário), ensaios e estreia, os ensaios aconteceriam de abril a maio, o desenvolvimento criativo, de janeiro a março, a audição, no início de janeiro. No entanto, para conseguir fazer este exercício é preciso saber de antemão quanto tempo será necessário para cada bloco, por isso a exigência de algumas candidaturas em especificar cada “linha” do cronograma.

3.    The producer

Outra forma de organizar os blocos de atividades pode ser através da pré-produção, produção e pós-produção. Relembro que para cada área artística e cada linguagem essa classificação pode adotar significados diferentes e os exemplos dados são baseados no teatro e na dança, que são as áreas artísticas com as quais já trabalhei.

A “pré-produção” engloba tudo aquilo que é feito antes do produto final. Ex.: seleção dos profissionais, contactos e reuniões (com equipa e com parceiros), pesquisa teórica, trabalho de campo, desenvolvimento criativo, ensaios etc. Em linhas gerais, é toda e qualquer ação de preparação do produto final.

Já a “produção” diz respeito a tudo aquilo que precisa ser feito no dia da mostra/estreia do produto final. Ex.: transporte até o local da estreia, montagem do cenário, da luz e do som, maquiagem e figurino, aquecimento, passagem de som e de luz etc.

Na “pós-produção” geralmente é enquadrado tudo o que feito após a mostra/estreia, isto é, a desmontagem do cenário, da luz e do som, o transporte para o local de origem e quaisquer avaliações, escritas de relatórios de atividades e prestações de contas.

4.    Communication breakdown

Não é apenas com atividades artísticas específicas do “produto final” que se organiza um cronograma. Toda a parte de comunicação com o público deve estar contida, seja em ordem cronológica com as demais atividades, seja num bloco específico para a comunicação. Lembrando que a comunicação também pode ser divida em pré, pós e produção, uma vez que é necessária a contratação de um designer antes da impressão de um flyer ou a criação do plano de comunicação antes da publicação nas redes sociais e assim por diante. Para mim, a parte da comunicação é a que dá mais trabalho de organizar, pois envolve diversas ações que às vezes fazemos automaticamente sem considerarmos o “passo-a-passo” e tudo o que ele implica.

5.    Em busca dum visual

Agora, como organizar todas essas informações no Excel ou numa tabela/planilha?

Eu normalmente começo por colocar os blocos e depois cada atividade. Se a mesma atividade tiver mais de uma ação, ex. Audição: etapa curricular, etapa física e seleção, separo também as ações de cada atividade e já coloco o período de realização de cada linha.

Em seguida, incluo todo o calendário necessário para a realização do projeto separado pelos meses, que por sua vez estarão separados por semana (de 1 a 4). Para mim, é mais fácil a leitura do documento por semanas do que por dias do mês, tendo em vista a extensão horizontal que o cronograma/calendarização assume.

Por fim, o momento mais divertido é o de escolher as cores de cada bloco e pintar os quadradinhos referentes às semanas das atividades e ações. Nesta etapa de organização no Excel é possível brincar com a paleta de cores que estará na identidade visual do projeto, tornando todo o material coeso em termos visuais.

Em minha prática de trabalho costumo organizar primeiro o cronograma/calendarização depois o orçamento, pois esse exercício de esmiuçar cada atividade e cada ação do projeto contribui para a listagem de todos(as) que precisam ser pagos(as) e de tudo aquilo que precisa ser comprado. E é por isso que o artigo sobre cronograma foi publicado antes do artigo sobre orçamento ;)

É sempre bom repetir que as dicas aqui compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso tenhamos diferentes pontos de vista e lugares de fala, que tal compartilhar? Façamos deste um canal aberto e disponível para o diálogo! Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!