HOW TO #10

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Neste artigo trago 6 dicas para a organização de um orçamento no Excel, tendo em vista ser a última (e uma das mais importantes) partes de um projeto cultural e criativo. Dar valor às ideias faz com que o projeto se torne mais palpável e mais real, pois deixamos de lado a poética e o sensível, às vezes ininteligível, e adotamos a linguagem matemática, comum a todos e, portanto, mais fácil de compreender.

Um orçamento, ou budget em linguagem empresarial, representa, do lado do contratante/cliente, o custo total para o consumo de tal produto/serviço e, do lado do fornecedor, o teto financeiro que pode ser gasto para a execução de tal produto/serviço.

1.    Read all about it

Assim como no cronograma, a primeira coisa a ser feita é tanto uma revisão do texto quanto do cronograma para enumerar as atividades e ações previstas para o projeto. Depois de enumeradas, é preciso considerar se tal atividade/ação gerará custos, como “audição | etapa física”, por exemplo, onde acontecerá? Será necessário alugar algum espaço? Ou então algum equipamento? E o transporte até lá, ficará a cargo do projeto? E assim por diante em cada atividade/ação. 

2.    Investigaciones

A parte mais trabalhosa, do meu ponto de vista, é consultar cada membro da ficha técnica sobre o valor de cachê para a realização do trabalho durante o período de execução do projeto e fazer uma pesquisa de preços em relação a materiais e possíveis equipamentos. Uma observação: caso o orçamento que você esteja a fazer faça parte de uma candidatura a um apoio, leia atentamente as regras quanto ao que é elegível, porque pode ser que não seja possível adquirir equipamentos técnicos, apenas admitindo o aluguel, por exemplo.

Quanto aos cachês, caso não se saiba ainda que fará a função x ou y, porque está a depender de uma audição, por exemplo, faça uma estimativa do valor com base nos demais cachês em relação à quantidade de horas de trabalho e à especificidade do profissional, isto é, se é amador, profissional, profissional consolidado etc. Todas essas características barateiam ou encarecem o orçamento.

Quando faço orçamentos, os cachês geralmente obedecem a seguinte equação em termos de hierarquia: direção artística ou encenação > assistência de direção ou encenação (caso haja) > intérpretes > demais artistas (designer de luz, sonoplasta, videasta, figurinista, cenógrafo/a etc.) = produção executiva > assistência de produção (caso haja) = equipa técnica (técnico/a de luz, de som, de vídeo etc.). Já a gestão de projeto e das redes sociais frequentemente representam percentagens em relação ao total do projeto. 

Um detalhe: se a sua associação, companhia, cooperativa, empresa etc. tiver uma sede, nunca se esqueça de incluir os custos para a manutenção da sede durante o período de execução do projeto. Supondo que existam gastos anuais, como é o caso da maioria dos domínios dos sites, faça o valor total da despesa divido pela duração do projeto, ex.: se o meu domínio custa 130€/ano (ou seja, 12 meses) e o meu projeto durará 6 meses, logo o valor para o domínio que constará no orçamento do projeto será 65€ ou aproximadamente 10,84€ por mês.

3.    Fat lip

Apesar de ser senso comum entre produtores executivos e gestores de projetos, nunca é demais ressaltar que é preciso considerar imprevistos no orçamento, tais como o aumento no valor de produtos, dos impostos, dos equipamentos etc., além de reais situações não planejadas e que poderão fazer toda a diferença no produto final. E como fazer isso? No valor final de cada linha do orçamento acrescer cerca de 10% a partir do valor encontrado na pesquisa. A isso costumamos nomear “engordar as rubricas”.

No caso dos cachês, mantenha um registo por e-mail do valor acordado com o artista com a seguinte frase “Valor total pelo serviço de [design de som ou design de luz etc.] no projeto [nome do projeto] = x€, a considerar IVA, ISS* e demais impostos. Este orçamento é válido para os anos [ano de escrita do projeto] e [ano de execução do projeto]” e peça para o profissional confirmar a informação. Todo e qualquer tipo de negociação deve estar registada para a segurança e o resguardo de ambos os lados.

*IVA e ISS são impostos portugueses, o primeiro sobre produtos e serviços e o segundo para a Segurança Social (ou Previdência Social no Brasil)

4.    Bitch better have my money

Quando eu fazia produção cultural no Brasil não era exigido, muito menos um costume, incluir as receitas num orçamento para um apoio público, pois o total do apoio cobria 100% dos custos do projeto. Já em Portugal, é exigido que as receitas estejam listadas com o nome da entidade e o valor de atribuição, incluindo receitas próprias da associação, companhia, cooperativa, empresa etc. Logo, parceiros são extremamente importantes para a redução dos custos, mesmo aqueles “não-financeiros”.

Para ser honesta, apesar de estranhar no começo, a determinação das receitas ajuda bastante nas prestações de contas, pois sabe-se exatamente quem pagará pelo que e quanto.

Lembrando que o valor total das receitas deve ser exatamente o mesmo dos custos, ou seja, o projeto deverá ficar a zeros no final.

5.    Red, green and gold

Agora, como organizar todas essas informações no Excel ou numa tabela/planilha? Sugiro iniciar por blocos a partir organização do cronograma. De acordo com cronograma-exemplo do How to #9, os blocos são: pré-produção, produção, pós-produção e comunicação. O orçamento de um projeto de criação de um espetáculo, por exemplo, poderá seguir a mesma categorização, porém a primeira categoria, que antecede a pré-produção, deve ser a dos honorários ou recursos humanos. Esse segmento diz respeito ao pagamento da ficha técnica, ou seja, das pessoas que fazem parte do projeto.

Quanto às cores, há quem prefira utilizar a classificação do cronograma, mas, para mim, quanto menos cores melhor, por isso a escolha do vermelho para os custos e do verde para as receitas.

No entanto, se o orçamento é para um apoio anual ou plurianual (como o Sustentado da DGArtes), geralmente o orçamento é dividido pelos projetos que integram o Plano Anual/Plurianual de Atividades da associação, companhia etc. e aí cada projeto poderá seguir a divisão mencionada anteriormente. Essa é uma forma genérica de se montar um orçamento, porém alguns apoios disponibilizam modelos com divisões diferentes, portanto é preciso ter atenção e saber transpor a sua categorização para a do modelo.

Obs.: os valores aqui expostos são irreais, apenas a título de exemplo.

6.    I just wanna learn how to read

Depois de separados os blocos e determinado as linhas ou rubricas, é o momento de definir “Descrição”, “Quantidade”, “Unidade”, “Quantidade da Unidade”, “Valor da Unidade” e “Total”. Costumo dizer que a leitura de um orçamento é feita, geralmente, da direita para a esquerda, tendo em vista as categorias mencionadas:

“Descrição” corresponde ao nome da rubrica;

“Quantidade” se refere à quantidade de pessoas ou de materiais ou de equipamentos;

“Unidade” (que pode ser cachê, hora, dia, mês, ano, criação, sessão, atividade, apresentação, projeto, verba, entre outros, SEMPRE NO SINGULAR), está relacionada à frequência em que aquela pessoa, atividade ou compra será paga;

“Quantidade da Unidade” diz respeito ao número de vezes que a Unidade se repetirá;

“Valor da Unidade” é o custo financeiro associado ao cachê ou à hora de trabalho ou à tal atividade ou ao projeto como um todo e assim por diante;

“Total” é multiplicação entre a “Quantidade”, a “Quantidade da Unidade” e o “Valor da Unidade” e esse será o custo financeiro total da rubrica.

Eu sempre acrescento o campo das “Observações” para qualquer anotação que faça com eu me lembre (e que outras pessoas compreendam) qual foi o raciocínio por detrás da fórmula.

Novamente, essa é uma forma genérica de categorizar um orçamento e que os modelos disponíveis para os apoios podem diferir, o que não quer dizer que possa ser feito dessa forma e depois transposto. 

Saliento novamente que as dicas aqui compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso tenhamos diferentes pontos de vista e lugares de fala, que tal compartilhar? Façamos deste um canal aberto e disponível para o diálogo! Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!