HOW TO #11

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Nos últimos três artigos How to eu apresentei dicas para a materialização teórica de um projeto cultural, desde a elaboração textual e a organização de um cronograma até a estruturação de uma planilha/tabela orçamental. Já nos próximos quatro, a incluir este, serão listadas dicas para a materialização prática de um projeto cultural, iniciando hoje com 4 dicas de como se organizar para executar um projeto.  

1.     Look again

Geralmente, o tempo de espera entre a submissão de uma candidatura a um apoio público e a resposta é de 2 a 6 meses, por isso, assim que receber o retorno positivo, é importante reler tanto o regulamento do apoio quanto o próprio projeto. No caso de contratações privadas, o contrato substitui o regulamento. A partir do cruzamento de informações entre o regulamento ou contrato, que expressam o que se pode fazer e como, e o plano de gestão descrito no projeto, que é aquilo se quer fazer, será possível estruturar um plano de execução.

Neste plano de execução, o orçamento, por exemplo, poderá ser reorganizado tendo em vista o pagamento em parcelas ou em via única. O parcelamento pressupõe o pagamento faseado das rubricas do projeto, o que quer dizer que algumas serão pagas antes que outras. No regulamento ou contrato estará a informação de quando será paga a primeira parcela e o que será necessário para garantir o pagamento das demais, portanto, vá organizando a prestação de contas de cada parcela à medida que os custos forem surgindo, assim será muito mais fácil manter o controle da situação face aos imprevistos. Nota: a organização de uma prestação de contas será tema How to, então acompanhe os próximos artigos #ficaadica.

Em termos de cronograma, é preciso ter atenção ao prazo total para a execução do projeto, se é possível prorrogar este prazo e quais os requisitos para sua extensão. Não obstante da calendarização, é fundamental estar atento(a) às regras de comunicação, tanto visual quanto de interlocução com a entidade apoiadora ou contratante, ex. “Comunicar à entidade x sobre a estreia do espetáculo com, no máximo, 15 dias de antecedência do evento e disponibilizar n ingressos em nome da entidade”.

O plano de execução serve para não deixar que datas e informações importantes sejam perdidas ou esquecidas durante a concretização do projeto.

2.     Just to be close to you

A proximidade com a direção artística do projeto é fundamental, principalmente no início, porque determinará o ritmo de trabalho para os próximos meses. Faça uma reunião com a direção e apresente o seu plano de execução. É importante que a direção artística esteja a par da parte burocrática, pois uma vez violadas as regras do apoio ou contrato, é quase certa a exigência de devolução do valor creditado, portanto nenhuma das partes pode se dar ao luxo da desinformação. Nesta reunião, esteja aberto(a) à revisão do plano, uma vez que a direção artística pode apontar prioridades não consideradas pela produção e que serão de suma importância para o encadeamento das atividades durante a execução do projeto.

3.     Pra você saber

Assim que o plano de execução estiver organizado com as prioridades artísticas, em torno de uma semana e meia após a notificação do apoio, será o momento de entrar em contacto com todos os participantes, desde a ficha técnica até os parceiros, a informá-los do resultado positivo, relembrá-los do combinado em termos de valores, documentos fiscais para o pagamento e duração do projeto e convocá-los à primeira ação com data, hora e local marcados ou então negociar com os parceiros quando será possível iniciar o trabalho, como por exemplo, numa cessão/cedência de espaços.

Uma observação: ainda que o projeto não seja contemplado pelo apoio ou não seja contratado, é de bom tom informar a toda a ficha técnica e parceiros que o projeto não foi selecionado e que, por isso, ou passará por uma revisão total ou não será dado seguimento ao seu desenvolvimento.

4.     Values

Parece absurdo destacar essa dica, mas esteja disponível! Disponível para sanar as dúvidas dos participantes (o que pressupõe estar completamente imerso/a no projeto e a par das decisões artísticas); disponível para possíveis alterações no plano de execução e revisões orçamentais e de cronograma; dsponível para imprevistos e para os novos rumos artísticos que o projeto poderá seguir. No entanto, estar disponível e permeável não quer dizer comprometer o apoio ou o contrato e é para isso que o plano de execução serve, para encontrar as brechas burocracia sem arriscar quebrar as regras do financiamento.  

Seja organizado(a) e responsável! Lembre-se da importância que a arte e a cultura exercem numa vida em sociedade e que, neste caso, configuram a subsistência dos profissionais envolvidos, portanto trate o trabalho com seriedade. Relembro que a organização é uma forma de garantir liberdade e segurança sem comprometer a criatividade, então invista quanto tempo for necessário para se organizar até o momento que não será preciso fazer double-check das atividades/valores/prazos, porque haverá a confiança de que tudo está a correr como uma engrenagem (mas faça mesmo assim, porque erros acontecem até nos sistemas mais seguros e, como humanos, não estamos isentos do erro).

É importante frisar a cada artigo que as dicas aqui compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso tenhamos diferentes pontos de vista e lugares de fala, que tal compartilhar? Façamos deste um canal aberto e disponível para o diálogo! Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!