HOW TO #12

Oiê!

Seja bem-vindo(a) ao How to.

No artigo How to de hoje a materialização prática terá foco na organização do evento cultural e criativo, ou seja, nos detalhes que devemos ter sempre em consideração para que o “produto final” do projeto ganhe forma e seja apresentado ao público.

Com o intuito de diferenciar ainda mais os conceitos de pré, pós e produção, as 9 dicas listadas foram associadas a um dos três separadores.

1.    Pré-produção

a.    Finding a place

A primeira grande decisão a ser tomada em conjunto com a direção artística do projeto, caso ainda esteja em ponderação, é a data e o local do evento. Apenas com essas informações definidas é que se pode negociar com o parceiro do espaço o melhor horário, tendo em vista a frequência do público-alvo habitual da entidade parceira para a tipologia do seu evento.

b.   Comunicação

Com data, hora e local definidos é possível comunicar à equipa proponente e aos parceiros para que todos consigam se programar com antecedência. Estas informações servem também para estipular prazos para os fornecedores e para a criação dos materiais de comunicação. Tendo em vista que a comunicação na internet não convém ser muito antecipada, se julgarmos que as pessoas acabam por esquecer, consideremos a fabricação dos materiais impressos quatro semanas antes do evento para que seja possível distribuir os flyers e afixar os cartazes com, no máximo, três semanas de antecedência. Com duas semanas antes é preciso comunicar à(s) entidade(s) financiadora(s) (aquela do apoio ou contrato) da estreia/apresentação/inauguração do evento e com pelo menos uma semana e meia todo o foco será voltado à divulgação de forma intensa nas redes sociais.

Caso haja parceria com meios de comunicação tradicionais, como revista, rádio e televisão, verifique, logo no início da execução do projeto, quais prazos necessários para que a divulgação do seu evento entre na grade de programação do(s) parceiro(s).

Para diversificar a forma de comunicar nas redes sociais, utilize fotos e vídeos com trechos dos ensaios, imagens do cartaz com todos as chancelas e os logos aprovados, print ou imagem da divulgação em outras plataformas etc. Assim que o projeto iniciar, é importante uma reunião entre a produção, a gestão de redes sociais e com o design gráfico para esquematizar todo o plano de comunicação, pois, dessa forma, você saberá o que deverá providenciar e entregar a esses profissionais. 

c.    drivers license

Essa é, provavelmente, a dica mais importante do How to #12: providenciar todas as licenças necessárias. Supondo que o seu evento venha a ocorrer no espaço público (isto é, praças, parques, ruas, monumentos tombados e/ou históricos etc.), certifique-se de que as instâncias máximas de governança da cidade onde o evento acontecerá estejam cientes e tenham dado o aval positivo por meio de documento impresso. Geralmente, quem comunica à polícia e aos bombeiros sobre o evento são as instâncias de governança, mas em caso de falha na comunicação, o papel servirá como prova de que está autorizada a realização do evento naquela data, horário e local.

Independente do espaço público ou privado, esteja à par das regras de segurança em relação a emergências médicas, furtos, violência e incêndios, pois esse tipo de regra pode gerar multas altíssimas se não cumprida com todo o rigor necessário. Locais privados costumam ter esse tipo de licença, mas nunca é demais perguntar se por parte da entidade proponente é preciso providenciar algo neste sentido.

No caso de espetáculos e concertos, por exemplo, tenha sempre em mãos as declarações de cessão de direitos em relação à autoria (cena, texto, vídeo-projeção, entre outros) e à sonoplastia (gravada ou ao vivo) e a classificação etária, cujo pedido deverá ser feito ao IGAC, no caso de Portugal. Caso o evento seja filmado, também são necessárias autorizações de uso de imagem e som tanto da equipa realizadora da atividade quanto de pessoas do público que possam vir a aparecer nas imagens. Se, porventura, não for possível recolher a autorização de todas as pessoas do público, avise, antes do início do evento, que a atividade será filmada para fins de arquivo pessoal da entidade proponente e possível divulgação à posteriori. Também, no caso de divulgação, busque utilizar imagens nas quais não se vê o rosto das pessoas, principalmente de crianças!

Com a pandemia de COVID-19 aprendemos que em caso de pandemias/endemias também são necessárias autorizações dos agentes de saúde pública e de um plano de contingência, além dos testes negativos de toda a equipa proponente.

d.   Workout plan

Com tudo organizado e providenciado para a realização do evento, é de extrema relevância criar um plano de trabalho para o dia D, indicando o horário de cada ação: saída do local de origem, chegada no local do evento, montagem de cenário, de luz e de som, pausa para refeição, maquiagem e figurino, aquecimento dos intérpretes/artistas, ensaio geral ou teste de luz e som tanto para a cena quanto para a filmagem, organização da bilheteira, desmontagem etc. Este plano de trabalho deve ser entregue não apenas à equipa do espaço de realização (em caso de espaços privados), mas também a todos da equipa proponente do evento! Todos são responsáveis pelo cumprimento dos horários, mas a produção, em conjunto com a direção artística, é quem controla e ajusta o plano de trabalho.

Fan fact: Para quem é fã de Friends, é só se lembrar da Mónica durante o jantar de ensaio do casamento da Phoebe [risos]

e.    The day before the day

Depois do último ensaio antes do geral, que acontecerá no dia do evento, ou então uns três dias antes, faça uma lista de TUDO que será preciso transportar até o local do evento, necessários para a sua execução: desde todas as peças dos figurinos e os materiais de consumo (frutas, pilhas, fósforos, isqueiros, elásticos, papéis, canetas, gizes, cordões, entre muitos outros) até os equipamentos técnicos de luz, som e projeção, se houver. No dia anterior ao evento, confira, com base na lista se está tudo ok e deixe-os organizados em um canto para não haver a possibilidade de os esquecer ou de os perder.

Uma dica importante que quase ninguém cita: para além dos materiais essenciais para a realização do evento, tenha sempre consigo uma caixa de costura (com agulhas, linhas, tesouras etc.) e uma caixa de primeiros socorros (com remédios sem prescrição, Band-Aid, esparadrapo, algodão, álcool etc.). Acredite, isso pode salvar minutos preciosos no dia do evento, principalmente se o local for um espaço público.

2.    Produção

a.    Logistics

Uma das funções primordiais na produção é garantir a logística para a realização do evento. Logística aqui se refere às deslocações/transportes, alimentações e alojamentos.

Em relação às deslocações, verifique se é possível, mediante o horário do evento, ir e voltar para local de origem (sede da companhia, por exemplo) no mesmo dia. Considere também o veículo de transporte não apenas da equipa, mas do cenário e equipamentos.

Quanto às alimentações, a depender do tempo de deslocação e do horário do evento é de bom tom garantir pelo menos uma refeição para a equipa proponente (a considerar o motorista, no caso de vans e carrinhas alugadas)

Sobre o alojamento, caso o local do evento seja em outra cidade/localidade, é preciso garantir hospedagem para todos equipa proponente (também a considerar o motorista). Opte sempre por diárias com café da manhã/pequeno-almoço, pois os custos com as refeições poderão ser menores.

b.   Dia D

Ao chegarem no local do evento, a primeira coisa que a produção precisa conferir são os camarins, caso haja, uma vez que é necessário deixar os pertences pessoais alojados em um local seguro para iniciar o dia de trabalho. Em caso de eventos em local público, busque organizar uma espécie de camarim com uma tenda e uma pessoa a vigiar para que nada se perca. Além disso, mantenha uma cópia impressa do plano de trabalho no camarim para que todos estejam cientes da programação naquele dia. Banheiro/casa de banho com espelho, água para beber e charriot para os figurinos são o mínimo que um camarim precisa ter, mas caso não seja possível garantir o banheiro (em caso de apresentação em local público), procure por estabelecimentos próximos ao local de realização do evento que possam ceder o uso do banheiro para a equipa proponente. No caso de haver catering, certifique-se do horário de entrega e montagem da comida e considere uma brecha no plano de trabalho para que todos possam comer. Se não houver, avise à equipa proponente, assim cada pessoa poderá preparar e levar um lanche para os períodos de pausa. Uma nota: caso você esteja a trabalhar para artistas famosos que costumam apresentar exigências em relação ao camarim, certifique-se de que todos os requisitos estão a ser cumpridos para não haver estresse!

Enquanto os demais profissionais se preparam para as montagens e o ensaio, esteja alerta e disponível para qualquer situação imprevista. Utilize este momento para conversar com os parceiros do local sobre o plano de trabalho e para entregar qualquer documentação que tenha sido pedida.

Durante a realização do evento, esteja sempre à vista da direção artística e dos intérpretes, caso ocorra alguma falha ou algum ajuste seja necessário de última hora.

3.    Pós-produção

a.    Acabou chorare

Antes de iniciar o evento, confira com a direção artística qual o procedimento assim que acabar: os artistas receberão o público? Se sim, será no palco ou no camarim? Em que momento é possível iniciar a desmontagem dos equipamentos técnicos e do cenário, caso seja apresentação única? O horário estabelecido para a desmontagem é tão importante quanto o da montagem, pois existe toda uma dinâmica estabelecida com os funcionários do local de realização do evento que precisa ser respeitada, portanto não deixe com que os criadores/artistas estendam muito o tempo após o evento.

Desmontar significa deixar tanto o palco quanto os camarins como os recebemos, portanto deixe o mais organizado possível para que a equipa de limpeza do espaço possa fazer o seu trabalho sem impedimentos.

No caso de haver bilheteira e cuja responsabilidade seja da equipa proponente, assim que o evento iniciar e que mais ninguém puder entrar, faça a “sangria”, ou seja, o controle de venda e fechamento de caixa (além da divisão dos valores entre a casa e a entidade proponente, caso haja) ou a contagem dos bilhetes pré-adquiridos em relação à ocupação do local durante o evento.

b.   Aquele adeus

Quando organizar a logística da pós-produção, garanta que todos os profissionais da equipa proponente consigam retornar para casa, isto é, caso não tenham carro próprio, tente estruturar esquemas de carona/boleia ou então verifique o horário-limite do metro/comboio e busque não o extrapolar. Se não for possível, considere alojamento durante aquela noite.

Conforme o cenário e a técnica forem desmontados, organize-os num canto e vá conferindo aquela lista dos materiais transportados para que sejam devolvidos ao local de origem. Ao devolver o material no local de origem, mantenha-o o mais próximo e organizado possível dentro de caixas e malas e com etiquetas identificadoras para seja possível encontrá-lo com facilidade na próxima vez em que for realizado.

Ah, uma dica-bônus: se houver mais um dia de realização do evento e cujos intérpretes precisem utilizar o mesmo figurino mais de uma vez, para não perder tempo com lavagem/secagem, faça uma mistura de água, vodka e amaciante de roupas, coloque em um borrifador, borrife por todo o figurino e deixe ao sol, se possível. Acredite, todo o mau cheiro será amenizado! :)

Deixo aqui explícito que as dicas compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso tenhamos diferentes pontos de vista e lugares de fala, que tal compartilhar? Façamos deste um canal aberto e disponível para o diálogo! Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!