HOW TO #13

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Neste e nos próximos dois artigos serão explorados aspectos da materialização prática de um projeto cultural e criativo no que diz respeito aos documentos elaborados na pós-produção: relatório de atividades, dossier da comunicação e prestação de contas. 

Sobre o relatório de atividades, é um documento que descreve como as atividades e as ações listadas no plano de atividades do projeto foram realizadas, se os objetivos foram cumpridos e o porquê/como. Nada mais é que um balanço entre as expectativas e a realidade.

Abaixo seguem 5 dicas para a elaboração de um relatório.

1.     See you again

A primeira coisa a ser feita é reler o plano de atividades tal como está no projeto. Relembrar tudo o que havia sido pautado enquanto objetivos gerais e específicos e os indicadores tanto de avaliação quanto de resultados auxilia bastante no momento de escrita do relatório, que, em linhas gerais, é relatar como, quando e o porquê as atividades e as ações ocorreram de determinada forma.

2.     I want it all

Há quem separe o relatório entre direção artística e produção, mas separados ou unidos, a verdade é que ambos os aspectos devem ser contemplados no documento. Do lado da direção artística, aspectos mais criativos e inerentes ao processo artístico, tais como a forma como a linguagem escolhida foi desenvolvida com os intérpretes, como o desenho de luz e a sonoplastia foram criadas e qual a relevância no produto final, o que esta produção significa artisticamente no portefólio da companhia, relação com os públicos etc. Já do lado da produção, é descrever como o cronograma e o orçamento foram executados, além dos contactos e da relação estabelecida com os parceiros e fornecedores, entre outros.

3.     Looking back from the future

É sempre bom iniciar o relatório com uma reflexão sobre o processo de desenvolvimento do projeto em geral, indicando as dificuldades ultrapassadas e localizando a execução no tempo e no espaço, que podem ter sido diferentes do que originalmente havia sido planejado. Em termos de introdução, uma página é suficiente para apresentar o contexto de desenvolvimento e execução, senão corre-se o risco de o documento se tornar prolixo e repetitivo.

4.     Descripción de um sueño

Logo após a introdução vem a descrição das atividades e ações conforme aparecem no plano de atividades ou no texto do projeto. Lembre-se de que a pessoa/entidade que receber o seu relatório certamente fará o cruzamento de informações entre o planejado e o realizado, portanto quanto mais próximo for o formato entre o plano e o relatório, mais fácil se torna a avaliação.

“Descrição” é um texto fluido que deve conter todo o tipo de informação importante relacionada àquela atividade, tal como datas e locais, de que forma as parcerias foram articuladas, público-alvo atingido e número de pessoas abrangidas. Normalmente, um parágrafo com cerca de 20 linhas chega para a descrição de cada atividade. Ainda que não seja uma regra, penso que as 20 linhas permitem um bom desenvolvimento do texto, objetivo, sucinto e direto ao ponto sem muitas voltas ou demasiados detalhes.

5.     Libra

“Balanço das propostas e resultados” nada mais é que um quadro em que são avaliados os objetivos (totalmente concretizados, parcialmente concretizados ou não concretizados), os resultados e os índices de avaliação estipulados no plano de atividades ou no texto do projeto. Nos resultados convém desenvolver um pouco o texto (cerca de 5 linhas) e nos índices, enumerar quais foram utilizados como métrica para que se pudesse avaliar aquela atividade. Eu sempre coloco um campo extra, das observações, para qualquer informação que seja necessário partilhar para compreender de forma ainda mais objetiva o desenvolvimento das atividades e do projeto como um todo. Acredite, você vai utilizar as observações mais do que pensa!

6.     Bônus: Plan A

Uma dica-bônus deste artigo é como elaborar um plano de atividades para a composição de um projeto.

Seguindo a estrutura textual exposta no How to #8, o plano de atividades é um quadro-resumo sobre as atividades e ações descritas em texto, porém relacionando-as a objetivos gerais e específicos, ao que se espera em termos de resultados e quais os índices de avaliação que serão utilizados para “medir” o sucesso daquela atividade. Pode apresentar também um resumo da calendarização específica daquela atividade e do público-alvo.

Exemplo: supondo que a primeira atividade do projeto seja a audição dos intérpretes, por objetivos gerais temos:

·      Contribuir para a geração de empregos na área da cultura

·      Desenvolver projetos que mobilizem a comunidade artística local

Os específicos podem ser:

·      Ampliar a rede de colaboradores da companhia

·      Promover inovação ao trabalho já desenvolvido

Por resultados podemos considerar:

·      Criação de equipa artística para desenvolvimento do projeto que já tenham atuação no território

·      Partilha de conhecimentos e técnicas sobre as marionetas e formas animadas

Em termos de índices de avaliação:

·      Receber, em média, vinte currículos de artistas locais para a audição

·      Pré-seleção, em média, de dez intérpretes para a etapa prática

·      Realização de, pelo menos, dois dias de audição prática

·      Seleção de dois intérpretes para o espetáculo

·      Divulgar os resultados da audição com, no máximo, dez dias corridos após o último dia de audição prática

Calendarização:

Etapa curricular: 05 e 06 de janeiro

Etapa prática: 09 e 10 de janeiro

Seleção dos intérpretes: 13 de janeiro

Divulgação dos resultados: 23 de janeiro

Público-alvo: artistas locais que tenham interesse e disponibilidade para desenvolver um trabalho na área do teatro com marionetas para crianças de 1 a 3 anos de idade.

Geralmente, um plano de atividades para apoios anuais ou plurianuais ainda apresentam uma nota introdutória, que diz respeito aos desejos enquanto companhia artística para o(s) próximo(s) ano(s); uma nota biográfica da companhia seguida por missão, visão e valores; uma análise SWOT, que apresenta os pontos fortes, os fracos, as oportunidades e as ameaças, isto é, os desafios que a companhia deverá enfrentar no(s) próximo(s) ano(s) com base na realidade local e global e na sua atuação no território; os eixos e objetivos estratégicos de atuação, ou seja, o que se quer construir na sociedade e de que forma; os objetivos operacionais, que nada mais são que os gerais e os específicos que depois serão alocados para cada atividade; o planejamento, que é aquele em que a cada atividade são atribuídos objetivos, resultados, índices de avaliação, calendarização e público-alvo; por último, um quadro-resumo da tabela orçamental. No entanto, esteja atento(a), pois as candidaturas podem exigir outras informações e podem, inclusive, demandar o preenchimento de formulários pré-estabelecidos, portanto, o modelo aqui apresentado, por mais que seja comum, não é uma regra!

Torno a repetir que as dicas compartilhadas têm base em experiências pessoais e pode ser que não se apliquem inteiramente à sua realidade. E está tudo bem! Caso tenhamos diferentes pontos de vista e lugares de fala, que tal compartilhar? Façamos deste um canal aberto e disponível para o diálogo! Acompanhe o desenvolvimento deste trabalho para mais dicas. Ah, enquanto o próximo artigo não é publicado, ouça à playlist que dá nome às dicas presentes neste texto e até já!